РазработкиKAI-Документооборот

Система автоматизации делопроизводства - KAI-Документооборот (электронный документооборот)

KAI-Документооборот - программный комплекс, предназначенный для автоматизации делопроизводства в организациях различных направлений деятельности.

Система соответствует требованиям действующего законодательства Украины и постоянно обновляется в соответствии с его изменениями.

Преимущества системы электронного документооборота KAI-Документооборот

Автоматизация делопроизводства позволит Вам:

приблизиться, а, в некоторых случаях и полностью перейти, на «безбумажный» документооборот.
упростить обработку документации за счет автоматизации поиска, рассылки, отчетности и других операций;
повысить качество оперативного контроля исполнительной дисциплины и занятости в подразделах благодаря автоматическому анализу состояния дел;
ускорить эффективное взаимодействие между руководством и исполнителями за счет быстрого обмена электронными сообщениями.

Возможности системы электронного документооборота KAI-Документооборот

Основные возможности системы KAI-Документооборот

Регистрация, рассылка документов
Электронный архив
Контроль выполнения
Технология штрих-кодирования
Интеллектуальный поиск
Отчетность
Администрирование, защита информации

Предлагаемые решения. Структура системы

Системы управления документооборотом
Электронное делопроизводство
Организационно-распорядительный документооборот
Электронный архив
Контроль исполнения документов и поручений
Системы коллективной работы и обмена сообщениями

Что дает внедрение системы ?

Специалистам:

Автоматизация регистрации, сортировки, поиска, движения документов по структурным подразделениям, специалистам
Параллельная обработка документов одновременно несколькими исполнителями, обмен файлами
Использование учетно-информационных данных о документе вместо самого документа
Оперативное уведомление о новых задачах и поручениях

Руководителям:

Наличие единого централизованного хранилища документов
Контроль исполнительной дисциплины и занятости в подразделениях
Получение отчетности о проделанной работе
Координация совместных действий и планирование коллективной работы
Оперативность доведения до подчиненных управленческих решений
Распределение прав доступа к документам и защита информации

Структурная схема документооборота

Этапы внедрения системы KAI–Документооборот

I этап:

Автоматизация регистрации, сортировки, поиска, движения документов по структурным подразделениям и специалистам
Создание электронного архива документации
Распределение прав доступа к информации
Контроль прохождения документов
Контроль исполнительной дисциплины
Сортировка, распределение и отправка исходящей документации
Ведение реестров контактов
Оформление, обработка и выпуск документов

II этап:

Управление персоналом
Регистрация договоров
Учет обращений граждан
Поточное сканирование
Технология идентификации штрих-кодами
Маршрутизация визирования

Автоматизация делопроизводства

Регистрация документов

регистрация входящей, исходящей и внутренней документации
формирование регистрационной карточки
формирование журнала движения документов –учет передачи документов в подразделения
распределение прав доступа к документу

Контакты

Ведение карточек организаций

реестр реквизитов организаций
реестр контактных лиц

Журнал взаимодействий

реестр обращений
формирование реестров рассылок
ведение истории взаимодействия

Сортировка и отправка исходящей корреспонденции

формирование почтовых реестров отправки
формирование курьерских отправок
журнал движения исходящих документов

Оформление, обработка и выпуск документов

Маршрутизация документов и работ

организация прохождения электронных документов между отделами, сотрудниками, руководством согласно заданному регламенту
протоколирование статистических данных о движении документов
анализ выполнения документов на каждом из этапов его прохождения

Контроль исполнительной дисциплины

Календарь событий

создание календаря контроля событий организации
автоматическое уведомление, напоминание о событиях с занесением их в календари сотрудников

Контроль исполнения

централизованный контроль
контроль на уровне автора резолюции

Анализ контрольных документов

формирование отчетов о выполнении контрольных документов по подразделениям и исполнителям
реестр состояния исполнения документов
формирование отчетов по контролю исполнения документов

Отчетность

Электронный архив

Хранение данных

автоматическое сохранение документов в архив по заданным параметрам или вручную (по желанию пользователя)
восстановление данных из архива согласно прав доступа

Ведение версий документов

одновременное использование документа несколькими пользователями
создание новой версии документа на базе нескольких предыдущих версий
получение релевантной версии документа

Атрибутивный поиск

поиск по заданным пользователем параметрам
обеспечение полнотекстового поиска

Закрытие документов

закрытие документа по окончанию контрольных сроков с занесением в архив
возможность закрытия периода действия документов

Администрирование

Распределение прав доступа к информации

доступ к информации только зарегистрированных пользователей
установка прав доступа для каждого пользователя системы

Аудит

ведение протокола действий пользователя
ведение протокола ошибок и замечаний, поступающих от пользователей

Расширение границ использования системы

Технология идентификации документов штрих-кодами

Регистрация документа, т.е. создание регистрационной карточки, выполняется по обычным правилам. После записи регистрационной карточки документа в базу данных системы КАІ-документооборот на первую страницу документа в определенном месте, задаваемом параметрами настройки, наносится штрих-код, содержащий уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.

Технология идентификации документов штрих-кодами

Что даст применение технологии штрих-кодирования документов

Сокращение времени поиска регистрационной карточки документа и другой сопроводительной документации
Сокращение времени ввода данных относительно перемещения документа
Сокращение времени формирования реестров почтовой рассылки

Штрих-кодирование документов

Поточное сканирование

Опция поточного сканирования предназначена для организации массового перевода бумажных документов в электронные, сохранения их в базу данных КАІ-документооборот и автоматического установления ссылочной связки между регистрационной карточкой документа и его электронным образом. Использование поточного сканирования документов значительно сокращает трудозатраты на ввод документальной информации в компьютер и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.

Поточное сканирование

Управление персоналом

Структура организации

анкетные данные
иерархическая структура организации

Личные дела сотрудников

ведение типовых форм первичного учета
сопутствующие документы по персоналу
приказы по кадрам
ведение статистики по организации

Распределение заданий по исполнителям

Ведение маршрутов обработки и визирования документов

Маршрутизация визирования

Электронные формы документов могут быть просмотрены, завизированы и утверждены. Если электронная форма документа была изменена после визирования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

При указании списка визирующих можно задать порядок визирования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное визирование, при котором пользователи могут просматривать и визировать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное визирование, при котором пользователи могут визировать документ только в определенной последовательности. Обе этих возможности могут комбинироваться.